我認(rèn)為有兩類因素會(huì)影響到一個(gè)人的時(shí)間管理效率,一個(gè)是內(nèi)因,一個(gè)是外因�！盡allary Tytel博士說(shuō)道(Tytel博士是Healthy Workplaces(www.healthyworkplaces.com)的總裁,她的公司位于康涅狄格州的Bolton)。內(nèi)因包括像制度、時(shí)間耽擱等問(wèn)題;而外因則包括個(gè)人工作壓力或可用協(xié)作資源等因素。不論你面對(duì)的是那種障礙,只要遵循下文提到的一些建議和做法,就能讓你的工作效率大大提高,在緩解緊張的壓力的同時(shí)提高自身的生產(chǎn)力。

1. 開(kāi)始

   “沒(méi)錯(cuò),就是這個(gè)單詞。我們要做的第一件事情就是開(kāi)始。“Balancing Life Issues公司的CEO Wendy Kaufman說(shuō)到(該公司位于紐約州的Ossining)。如果你要寫(xiě)點(diǎn)什么文章,那么請(qǐng)先安心坐下,然后至少寫(xiě)出第一個(gè)段落。只要這個(gè)事項(xiàng)能夠順利的啟動(dòng),那后面的事情都是水到渠成的。

2. 設(shè)定明確的目標(biāo)

   要建立一份工作事項(xiàng)清單,最好是結(jié)合日程計(jì)劃,而且要弄清楚每一天究竟有哪些事情是必須做的。

3. 對(duì)工作的情況作詳細(xì)記錄

   “這有助于分析你的時(shí)間使用情況,從工作日志中你可以看出哪項(xiàng)工作占用了更多的時(shí)間,哪項(xiàng)工作消耗時(shí)間最少,你是否達(dá)成了工作目標(biāo),以及怎樣做才能讓效率更高�！癙am O`shea建議說(shuō) (Pam是Performance Insights公司總裁,同時(shí)也是美國(guó)管理協(xié)會(huì)時(shí)間管理論壇的成員)。

4. 批量處理電子郵件和來(lái)電

   你是否像大多數(shù)人一樣,每天都在隨機(jī)處理來(lái)電和電子郵件信息呢?如果你總想在第一時(shí)間處理這些事務(wù),那么你的工作時(shí)間將變得支離破碎,很難高效率的做好事情。O`shea給我們的建議是:“要把電子郵件和來(lái)電的檢查和回復(fù)工作集中在某個(gè)時(shí)間段一并處理�！睘榱斯芾砗眠@些溝通事務(wù),“請(qǐng)用好為你提供的電話工具和電子郵件系統(tǒng)�！�

5. 化繁為簡(jiǎn)

   “將復(fù)雜的工作劃分成小的簡(jiǎn)單的單元進(jìn)行處理�！盩ytel博士解釋說(shuō),“不能因?yàn)槭虑榈膹?fù)雜而拖沓,因?yàn)閺?fù)雜的工作不可能一下就搞定�！盞aufman用打掃房間的事件做了一個(gè)比喻。你也許沒(méi)有足夠的時(shí)間打掃整個(gè)房間,但是你可以根據(jù)自己的可用時(shí)間有選擇的做一部分清掃。她說(shuō):“如果你有20分鐘,你可以清理一個(gè)抽屜或一個(gè)柜子。如果有40分鐘,你可以整理衣櫥或壁櫥。如果有一小時(shí),也許你可以收拾整個(gè)房間了。”

6. 把工作按照優(yōu)先程度進(jìn)行排序

    Tytel博士說(shuō):“我們要理解緊迫程度和重要性之間的差異�！蹦阋苍S應(yīng)該將一天內(nèi)必須做的事情、應(yīng)該做的事情、以及想要做的事情統(tǒng)統(tǒng)列出來(lái),然后按照緊迫性和重要性進(jìn)行排序。

7. 留出一部分時(shí)間什么都不要做

   如果你習(xí)慣于將一天的日程排得滿滿的,那么在做事情之前你可能沒(méi)有時(shí)間思考和準(zhǔn)備,而這個(gè)過(guò)程可能是非常有價(jià)值的,Kaufman這樣建議道。如果你從始至終都是嚴(yán)格的按照日程時(shí)間表做每件工作,那么給自己留20分鐘時(shí)間放松、反思、提前做個(gè)準(zhǔn)備計(jì)劃也許是很有用的。Tytel博士補(bǔ)充道:“處理工作或者做項(xiàng)目要有時(shí)間規(guī)劃,而且要嚴(yán)格遵循這些規(guī)劃�！�

8. 工作不要超負(fù)荷

    “現(xiàn)在的人都是疲勞過(guò)度,尤其是美國(guó)人�！� Kaufman說(shuō)道。Tytel同意Kaufman的觀點(diǎn),她建議,如果你感到自己的狀態(tài)下降到正常水平的一半,那么你應(yīng)該先好好休息。她說(shuō):“安排好放松和恢復(fù)的時(shí)間,如果我們連自己都照顧不好,那我們可能也沒(méi)有能力做好其他的任何事情。”

9. 知道什么時(shí)候應(yīng)該說(shuō)“不”

    Tytel博士說(shuō),許多人害怕讓他們的主管知道自己有多忙,但很重要的是如果你忙不過(guò)來(lái),你要為自己辯解。    (服務(wù)器托管)

10. 知道什么時(shí)候你需要“時(shí)間管理”方面的幫助以及在哪里能獲得這些幫助

    “我們?cè)趫D書(shū)館和書(shū)店里能找到相關(guān)的書(shū)籍�！癘`Shea指出。讀其中的任何一本,書(shū)能幫助你總結(jié)評(píng)價(jià)自己的時(shí)間管理能力,進(jìn)而發(fā)現(xiàn)哪些方面有提高的空間。Kaufman說(shuō),如果你發(fā)現(xiàn)自己有時(shí)間管理問(wèn)題,并且不擅長(zhǎng)與此,通常情況下,說(shuō)明你是一個(gè)右腦相對(duì)發(fā)達(dá)的人,那么你得承認(rèn)你沒(méi)有管理時(shí)間計(jì)劃的天賦技能,對(duì)你來(lái)說(shuō)外部的幫助可能是必要的。你可以考慮學(xué)習(xí)相關(guān)課程或者通過(guò)參加其他一些技能提高培訓(xùn),把時(shí)間管理當(dāng)作一個(gè)技能去學(xué)習(xí),并且時(shí)不時(shí)的重溫這些信息。